Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.
Welche Aktenpläne gibt es?
- Hauptgruppen oder Obergruppen (z. B. S für Bundes- und Landessteuern, P für Personal. H für Haushalt)
- Gruppen (z. B. S 0 Abgabenordnung 1977; Steuerberatungsrecht)
- Mittelgruppen (z. B. S 01 Einleitende Vorschriften; Steuerschuldrecht)
- Untergruppen (z. B. S 010 Anwendungsbereich)
Was ist ein Rahmenaktenplan?
Der Rahmenaktenplan gibt ressortübergreifend die oberste Ebene der Aktenpläne, die sogenannte Hauptgruppe, für die Ministerien vor. Diese Hauptgruppen bilden die zentralen Politikfelder ab.
Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?
Bei den Gliederungsstufen eines Aktenplans sind die oberste Gliederungsstufe (Hauptgruppe), eine oder mehrere mittlere Gliederungsstufen (Obergruppe, Gruppe, Untergruppe) und die unterste Stufe (Betreffseinheit) zu unterscheiden. Nur auf der untersten Stufe (der Stufe der Betreffseinheiten) werden Akten gebildet.
Wann ist ein Aktenplan sinnvoll?
Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation also der Akten. Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.Aug 4, 2020
Was ist ein Aktenplan einfach erklärt?
Ein Aktenplan (auch bezeichnet als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens (Akten, Dokumente und Daten).
Welche Aufgabe hat die Registratur?
In der Registratur fallen insbesondere folgende Aufgaben an: Führung eines Aktenplanes. zweckmäßige Aktenbildung. Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen nach Aktenplan und -nummer.