la réduction des coût liés à l'usage du papier : comme le fait d'imprimer ou d'envoyer des factures, contrats et justificatifs. il limite les risques de destruction d'information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux. il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations.
Comment mettre en place un système d'archivage électronique ?
- Etape 1 : L'étude préalable ou audit.
- Etape 2 : La définition des besoins et la rédaction d'un cahier des charges.
- Etape 3 : Choix de la solution de GED.
- Etape 4 : Définition des responsabilités et des process.
- Etape 5 : La numérisation et le suivi.
Comment mettre en place un SAE ?
- L'analyse de la production documentaire et de l'environnement juridique.
- L'étude de faisabilité
- Le cahier des charges.
- L'analyse des réponses et le choix du prestataire.
- La mise en place d'un comité de pilotage.
Quelles sont les fonctionnalités principales à avoir dans le SAE ?
Les fonctionnalités du SAE Le SAE permet la création d'outils de gestion (référentiel d'archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).
Comment mettre en place un système d'archivage ?
- Définissez avec précision les rôles au sein de l'entreprise.
- Evaluez le système existant et fixez une stratégie pour son évolution.
- Identifiez chaque document.
- Établissez des procédures et documentez-les.
- Préparez votre stratégie.
- Éliminez les documents inutiles.
Comment faire de l'archivage ?
- Identifier et authentifier documents.
- Stocker les archives ainsi constituées.
- Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés.
- Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l'entreprise.
Pourquoi un système d'archivage électronique ?
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Quelles sont les techniques d'archivage ?
- Rangez et protégez vos archives.
- Classez vos archives dès leur création ;
- Détruisez les archives au fil de l'eau ;
- Digitalisez vos archives selon vos besoins ;
- Faire appel à un professionnel de l'archivage, en particulier un archiviste.
Quels sont les différents types d'archives ?
- On distingue trois types d'archives avec des besoins spécifiques pour chacun d'eux :
- - archives de consultation courante dites “vivantes”.
- - archives intermédiaires dites “semi-vivantes”.
- - archives définitives dites “historiques”.
Quelles sont les trois options les plus fréquentes pour la gestion de l'archivage ?
- 1 Identification et authentification des archives.
- 2 Stockage des documents archivés.
- 3 Conservation et consultation des archives.
Quel est le rôle de l'archivage ?
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
C'est quoi le SAE ?
Le SAE est un outil de gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents pour une exploitation ultérieure. Son but est d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la pérennité, l'authenticité, la sécurité et la traçabilité des documents archivés.